W prowadzeniu firmy nieodzowną częścią działania jest korzystanie z ekwipunku biurowego. Mali i średni przedsiębiorcy są zobligowani do zdawania informacji o posiadanym i kupowanym majątku. Widełki kwotowe regulują obowiązkowe sprawozdania: ewidencja wyposażenia oraz tzw. środki trwałe.

Pod spis ewidencyjny podlegają wszyscy właściciele firm prowadzący biznes w formie spółki jawnej lub partnerskiej. Jako osoby fizyczne, prowadzące na bieżąco księgi przychodów i wydatków, zmuszeni są także do prowadzenia ewidencji wyposażenia. Ewidencja wyposażenia dotyczy bowiem wszelkich „instrumentów” zapisanych na firmę - zobacz - .

Wskazania ewidencji wyposażenia wyznaczone zostały aktem prawnym z 2003 roku. Określono wtedy widełki cenowe rzeczy, które wliczane są odpowiednio pod ewidencję jak i środki trwałe. Z aktu prawnego dowiemy się również o terminie, jaki obejmuje spis przedmiotów spisanych zarówno przy wyposażeniu, jak i środkach trwałych. Z zapisów wiemy również do kiedy możemy dopisać część nowo-zakupionego ekwipunku firmy.www.eena.pl/ eena.pl

Przedmioty w ewidencji – w myśl rozporządzenia – uznane są za krótkoterminowe, maksymalnie przy roku działania. Wartość przedmiotów pod ewidencję winna oscylować między 1500 a 3500 złotych. Powyższe kwoty dotyczą wartości początkowych przedmiotów. Zgodnie z definicją prawa środki trwałe są eleśrodki trwałe (czym katologować?)u firmy, których eksploatacja przekracza rok, a wartość - 3500 złotych. Dopisanie przedmiotu właśnie zakupionego przez firmę powinno się odbyć do końca miesiąca w którym zakupiono produkt. W ten sposób zamówienie komputera osobistego za 2,5 tys. złotych z 5 lipca winno zostać uzupełnione wpisem do ewidencji nie później niż do 31 lipca.

Źródło artykułu: inwentaryzacja środków trwałych

Ważnym ogniwem rzetelnie przeprowadzonej ewidencji wyposażenia jest spisanie kompletnej informacji. W spisie powinny znajdować się: kolejny numer wpisu, numer rachunku (istotny - dowód zakupu!), nazwa usługi. Inwestor kupujący wyposażenie firmowe musi podać także cenę zakupu lub koszty wytworzenia i – ewentualnie – datę likwidacji z podaniem przyczyny włącznie. Ewidencję prowadzi się w postaci papierowej, ale pracodawcy mogą skorzystać również z elektronicznych formularzy.