W dużej ilości firm można do dnia dzisiejszego spotkać ogromne segregatory, w jakich są przechowywane dokumenty, które się wystawia. Jeżeli firma jest duża, to i samych dokumentów będzie dość dużo, czasami trzeba na nie przeznaczyć całkiem spore pomieszczenie.

Jednak obecnie nie jest to już konieczne, bo w ostatnich latach regulacje prawne zaczęły się dostosowywać do współczesnych możliwości technologicznych i cyfrowa ewidencja środki trwałe ewidencja przy wypełnieniu kilku warunków będzie jak najbardziej możliwa i dopuszczalna. Rzecz jasna będzie też dużo bardziej wygodna, bo z archiwum firmowego spokojnie będą mogły zniknąć najróżniejsze segregatory z raportami, rachunkami i fakturami. Oczywiście przejście na archiwizację elektroniczną będzie się wiązało z wdrożeniem odpowiedniego oprogramowania i przeprowadzenia zmian organizacyjnych w firmie. Wiążą się z tym pewne koszty, lecz plusy tego typu rozwiązania są na tyle duże, że bardzo szybko poniesione wydatki się zwrócą, a firma będzie pracować bardziej efektywnie i wydajnie.

Obecnie zdecydowana większość oferowanych systemów typu ERP pozwala na prowadzenie pełnej archiwizacji dokumentów w cyfrowej postaci.

Jest więc możliwa pełna obsługa faktur w postaci cyfrowej, łącznie z wysyłaniem ich do klientów przy pomocy elektronicznej poczty, i wysyłanie utworzonych deklaracji do urzędów. Dzięki temu, że praktycznie wszystkie kopie faktur będą dostępne z poziomu programu, to nie trzeba będzie ich drukować za każdym razem i trzymać w segregatorach. Dla celów podatkowych wystarczy, jeżeli kopia takich wydruków zostanie zgrana na dysk lub płytę CD, a w przypadku kontroli po prostu można będzie do zarchiwizowanych danych sięgnąć. Wiele programów pozwala również na rejestrację i archiwizowanie wszystkich dokumentów jakie się pojawiają w firmie, czy to będą faktury zakupowe, zamówienia, czy przykładowo oferty. Dzięki temu, że zostają one trzymane pod postacią cyfrową, to dostęp do nich jest znacznie łatwiejszy, oprócz tego ma się dużo więcej kontroli nad tym, kto i kiedy realizował jakieś operacje na nich.